Mejores Practicas para la Gestión de Datos

En todo el mundo, los gestores de datos de petróleo y gas luchan con una serie de desafíos.

 

¿Cuál es la mejor manera de reunir, almacenar y administrar las inmensas cantidades de información que se vierte en sus empresas?

 

"A menudo trabajamos con empresas que tienen el problema de cómo guardar sus datos" Y en las cuales generalmente nos encontramos con los mismos inconvenientes. Diferentes bases de datos para guardar la misma información, el mismo archivo desparramado en diferentes directorios, en algunos casos completo y en otros solo en forma parcial, documentación altamente importante, sin estar asociada a su fuente original, directorios con campañas e información que solo manejan algunas personas de la empresa y que su acceso puede ser un problema si dicha persona está de vacaciones.

 

Las mejores prácticas, también conocidas como prácticas estandarizadas y prácticas óptimas aceptadas, forman parte de un amplio esfuerzo de toda la industria para hacer frente a la creciente comprensión de que no es suficiente tener datos, hay que asegurarse de que están en su sitio y en forma tal, como para poder hacer un uso inteligente de los mismos.

 

Se conocen experiencias donde los usuarios “suelen estar agradecidos de poder encontrar los datos", ahora si a este concepto hay que sumarle que de esos datos depende una decisión de, por ejemplo, 10 millones de dólares, usted necesita saber si puede confiar en ellos para tomarla.

 

“Existen en las empresas una gran cantidad de datos realmente malos, y se necesita de procesos para asegurarse de que los mismos son malos o buenos. Ahí es donde muchas iniciativas, incluidas las mejores prácticas, entran en juego".

 

Pero, ¿cuáles son las mejores prácticas?

 

"Como empresa de Data Management, nos ocupamos de muchos datos y puede ser difícil decidir si los datos son de confianza o no, por lo que desarrollar reglas sobre cómo deben comportarse los mismos y probar éstas hasta obtener un nivel de confianza alto es una prioridad de las empresas".

 

Una regla de datos son los límites de confianza, que pueden ser bastante simples, por ejemplo: no debe haber profundidades mayores que la profundidad total, o la fecha de inicio no debe ser posterior a la fecha de finalización. "Si encontramos que los datos no se adhieren a las reglas, entonces tenemos que determinar qué tan grave es el problema y qué hacer al respecto".

 

"Hacer algo al respecto da como resultado reglas empresariales, que combinan una o más reglas de datos con flujos de trabajo y procesos".

 

Una colección de reglas empresariales y de datos que encaja en un grupo podría ser llamada una mejor práctica. "Son colecciones sensatas y lógicas de datos y reglas de negocio que pueden ser enseñadas o probadas o utilizadas en flujos de trabajo diarios", por ejemplo, el Banco de Datos de Hidrocarburos de Argentina contaba con diferentes flujos de trabajo que garantizaban que la información final cargada al mismo, cubriera los requisitos mínimos de calidad, sino ocurriese así, la misma era separada del lote y verificada hasta tanto la misma llegara a su nivel óptimo de confianza.

 

Si bien puede parecer simple, crear e implementar mejores prácticas, puede ser una tarea onerosa. "Las mejores prácticas se basan en una referencia que a menudo existe en una sola empresa o en una parte de un sector. Lo que podría ser una buena práctica en los yacimientos convencionales de Mendoza, no es necesariamente una buena práctica para las áreas offshore de Argentina. “Lo que funciona en Windows puede no funcionar en Linux "

 

LOS CONCEPTOS BASICOS

 

Aun así, existen algunos objetivos universales de mejores prácticas que se aplican en toda la industria. "Yo incluiría dentro de las mismas la gobernabilidad, la calidad de los datos y la administración de datos maestros como tres funciones básicas que pueden ayudarlo a lograr las mejores prácticas".

 

La gobernanza implica roles y responsabilidades: quién hace qué, quién administra reglas y estándares.

 

La calidad de los datos incluye reglas de negocio que verifican la validez de los datos y la exactitud de los mismos. "Para ser válido, un pozo debería contener su posición geográfica y profundidad". "Para ser correcto, debe ser capaz de ponerlo en un contexto de negocio".

 

La gestión de datos maestros (MASTER DATA) implica la creación de una base de datos central que puede ser recuperada universalmente. Cuando se creó el Banco de Datos, se consolidó toda la información en una única base de datos, con un modelo estándar del negocio (“POSC”) – Este modelo garantizó que la información cargada estuviera asociada a sus datos fundamentales, entonces, algo que parece simple pero no lo era tanto, se logró que un legajo de Pozo estubiese asociado al Pozo y esto facilitó ampliamente su búsqueda y acceso a la información. Esto no es tan importante si se trabaja en unas pocas docenas de pozos, pero cuando el universo de los mismos supera los varios miles, más que necesario, resulta indispensable.

 

La mayoría de las empresas están trabajando para tener alguna forma de mejores prácticas implementada. Y ReMASA viene utilizando estas prácticas hacen ya más de 8 años, habiendo tenido que desarrollar el banco de datos de hidrocarburos de Argentina, Ecuador y trabajar en la consultoría y desarrollo de operaciones para los bancos de datos de Perú y Bolivia.

 

Un ejemplo de esto es la capacidad de los usuarios, donde ha estado trabajando ReMASA, para recuperar los metadatos desde un portal GIS “sistema de información geográfica” permitiendo un rápido acceso a la información y optimizando los procesos de entrega de información (Delivery).

 

Se diseñaron indicadores para la mejora de la calidad de los datos y se implementaron estándares en los esquemas de identificación de pozos, captura de metadatos sísmicos y convenciones de nomenclatura, que resultaron realmente importantes para la gestión de datos.

 

 

EL SIGUIENTE PASO

 

Como cualquier proceso de negocios, hay advertencias a las mejores prácticas. Hay que tener cuidado a la hora de escalar, si se extiende una práctica óptima demasiado lejos, se arriesga a diluir la solución, al igual que una línea de transmisión tiene un alcance limitado antes de perder energía.

 

Y no importa cuán rigurosamente defina reglas de datos, surgen excepciones. "Siempre hay una buena razón para una excepción", "Nuestro desafío es enseñar los principios generales y las excepciones, que tienen sentido una vez que comprenda los principios subyacentes".

 

Sin embargo, hay mucho para ganar. "Las mejores prácticas tienen el potencial de aumentar las actividades cotidianas con la estrategia corporativa, reducir el tiempo dedicado a desarrollar o volver a trabajar procesos y procedimientos ya establecidos, y aumentar la visibilidad del valor de la gestión de datos".

 

Más aun, hoy en día los datos son fuente de alimentación de las herramientas de análisis como BI, las que producen información vital a la hora de tomar decisiones, pero teniendo en cuenta que los datos hayan sido previamente certificados ya que se puede llegar a tomar decisiones realmente malas si no se cuenta con un set de información confiable. En pocas palabras si los datos son basura, no espere mucho del resultado de análisis de los mismos.

 

 

¿Cómo pueden los administradores de datos aprender más acerca de las mejores prácticas?

 

Comunicarse con otros gestores de datos es una excelente manera de tomar experiencia y ver, aprender qué funciona, qué evitar y qué adoptar. En ReMASA tenemos experiencia comprobable en la gestión de datos, contamos con expertos y socios de primer nivel internacional y que están distribuidos en diferentes países y que pueden asesorar y colaborar para obtener la mejor solución.

 

"Ni siquiera tiene que estar en el sector de petróleo y gas. Muchas conferencias generales de datos tienen charlas desde múltiples sectores. Es posible que encuentre algo que funcione bien en P&G (empresa líder en productos de consumo masivo) y que aplique también a su sistema".

 

¿Cómo pueden los gestores de datos convencer a su gerente para explorar las mejores prácticas?

 

 "Yendo de lo Particular a lo General, por ejemplo, pruebe de resolver un problema de gobernanza de datos para un solo tipo de datos, segmento o necesidades específicas de líneas operativas o de negocios, y a partir de esa experiencia, pruebe el valor para el negocio", "Mantener la gestión de datos tan simple y repetible como sea posible. Simple es más fácil de adaptar y más fácil de cambiar a medida que cambian las tecnologías o las necesidades del negocio". “Repetible da la gran ventaja de no tener que estar invirtiendo en diferentes tecnologías”

 

Los gerentes de datos pueden participar en las mejores prácticas a través de membresías en la industria y asistiendo a conferencias y talleres.

 

"Involúcrese en la certificación de Data Analyst PPDM" (PPDM es un estándar de la industria para la gestión de datos similar a POSC”.

 

"Leer sobre la gestión de datos de exploración y producción de la industria petrolera”.

 

“Unirse a los grupos de LinkedIn asociados con la gestión de datos, y calidad de los datos de exploración y producción".

 

Pero, sobre todo, tenga en cuenta que las mejores prácticas son un concepto evolutivo. "Lo que es una buena práctica hoy podría no ser un buena práctica dentro de dos años, porque algo mejor ha surgido",

 

"La meta consiste en estar siempre en movimiento".